Die Schweizer Hotellerie steht vor einem strukturellen Wandel. Familiengeführte Betriebe und Hotelgruppen mit mehreren Standorten (Multi-Property) sehen sich mit einer zunehmenden Komplexität im Tagesgeschäft konfrontiert. Gleichzeitig steigen die Erwartungen der Gäste an Flexibilität, Servicequalität und digitale Angebote. In dieser Gemengelage gewinnt die Rolle einer modernen Hotelmanagement-Software an Bedeutung – nicht als rein technisches Werkzeug, sondern als zentrales Element zur Optimierung betrieblicher Abläufe und zur Entlastung des operativen Managements.
Betriebliche Realität: Zwischen Individualität und Effizienz
Viele Hotels vereinen eine Vielzahl an Funktionen unter einem Dach: Übernachtung, Gastronomie, Spa, Event Organisation, Freizeitangebote, Facility Management, Verkauf von Zusatzleistungen oder Gästebindung. «In dieser Vielschichtigkeit entstehen unweigerlich zahlreiche Schnittstellen, Übergaben und Abhängigkeiten zwischen Abteilungen – von der Réception über das Housekeeping bis hin zur Verwaltung technischer Anlagen wie E-Ladestationen oder dem Spa-Bereich», erklärt Barbara Spitaler, Geschäftsführerin von Asa. Insbesondere in familiengeführten Strukturen oder Betrieben mit saisonalem Personalbedarf stellt sich also die Frage: Wie können interne Prozesse so gestaltet werden, dass sie verlässlich, übersichtlich und effizient ablaufen – auch bei personellen Wechseln?
Prozessoptimierung als strategischer Hebel
Moderne Hotelsoftware erlaubt es, wiederkehrende Prozesse zu standardisieren – etwa beim Check-in, der Rechnungsstellung oder der Zimmerübergabe – und gleichzeitig flexibel auf individuelle Gästewünsche zu reagieren. Der Asa Housekeeping Manager erleichtert etwa die Kommunikation mit der Réception in Echtzeit, etwa zu Zimmerstatus oder Gästewünschen.
«Ein zentraler Vorteil solcher Tools liegt in der durchgehenden Datenverfügbarkeit. Hotelmanagerinnen und -manager haben über Dashboards Zugriff auf relevante Kennzahlen in Echtzeit: Belegung, Umsatzentwicklung, Durchschnittserlös pro Zimmer, OTB-Umsatz, Anreisen nach Land oder Umsätze nach Buchungskanal. Diese Transparenz ermöglicht fundierte Entscheidungen im Tagesgeschäft – aber auch bei der mittel- bis langfristigen Planung: Was wünscht der Gast? Wie kann das Gästeerlebnis weiter verbessert werden? Welche zielgerichteten neuen Angebote machen Sinn?», erläutert Spitaler die Möglichkeiten einer derartigen Softwarelösung.
Optimierung von Ressourcen und Personaleinsatz
Durch die präzise Abbildung von Belegungsprognosen, Housekeeping-Status oder Spa-Buchungen kann der Personaleinsatz zielgerichteter erfolgen. Besonders in Zeiten des Fachkräftemangels hilft das, vorhandene Ressourcen effizient zu nutzen und Engpässe frühzeitig zu erkennen. Für Hotelgruppen oder Investorenstrukturen mit mehreren Standorten schafft eine Multi-Property-fähige Software die Voraussetzung, Kennzahlen standortübergreifend zu vergleichen und betriebliche Standards einzuhalten – ohne dabei lokale Besonderheiten aus dem Blick zu verlieren. Dadurch lassen sich Skaleneffekte besser nutzen und strategische Entscheidungen auf fundierter Basis treffen.
Je nach technischen Voraussetzungen im Betrieb kann die Software lokal (Inhouse) oder cloudbasiert betrieben werden. In beiden Fällen ist eine intuitive Benutzerführung entscheidend – vor allem in saisonalen Betrieben mit regelmässig wechselndem Personal. Ein übersichtliches Menü, logische Bedienabläufe und rollenbasierte Zugriffe vereinfachen die Einarbeitung und senken die Fehlerquote im Arbeitsalltag.
Schnittstellen und Integration: Ein System für alle Fälle?
Ein wirklicher Effizienzgewinn entsteht nur dann, wenn die Hotelsoftware nicht isoliert arbeitet, sondern alle relevanten Bereiche miteinander vernetzt. Damit Hotelbetriebe mit allen externen Programmen und Systemen vernetzt sind, bietet Asa unzählige Schnittstellen – von der Anbindung an Gästekorrespondenzsysteme über Reservierungsportale und Buchhaltungstools bis hin zu hauseigenen Systemen wie E-Ladesäulen und intelligenten Heizungen. Die Möglichkeiten sind umfangreich. Schnittstellen bieten unter anderem diese Möglichkeiten:
- Réception & Housekeeping: Echtzeit-Kommunikation über Zimmerstatus, Anreisen, Sonderwünsche.
- SPA & Zusatzangebote: Integration von Buchungen, Kapazitätsplanung und Abrechnung.
- Facility Management & Technik: Monitoring von Instandhaltung, E-Ladestationen, Gebäudeautomation.
- Zahlungsmanagement: Einheitliche Zuordnung aller Zahlungen zu den jeweiligen zentralen Rechnungskonten.
- Vertrieb & Plattformen: Automatische Synchronisation mit Buchungsplattformen und Channel Manager.
- Controlling & Analyse: Zugriff auf aktuelle Geschäftskennzahlen, Trendanalysen, Gästestrukturen.
«Eine moderne Hotelmanagement-Software ersetzt nicht die persönliche Gastfreundschaft – , aber sie schafft die strukturellen Voraussetzungen, damit diese im täglichen Betrieb überhaupt gelebt werden kann. Die Integration aller relevanten Prozesse in einem System schafft eine verlässliche und transparente Arbeitsgrundlage. Betriebsabläufe werden klarer, Kommunikationswege kürzer, Entscheidungen fundierter», fasst Barbara Spitaler zusammen. Gerade für die Schweizer Hotellerie mit ihrer Mischung aus Tradition, Qualität und familiärer Nähe bietet sich hier die Chance, weniger Zeit für Abstimmungen, Korrekturen und Bürokratie aufzuwenden – und mehr in den Gast zu investieren.
Dieser Fachartikel ist in Zusammenarbeit mit Asa entstanden.
Prozesse vereinfachen mit der Software für Hotels
Asa ist ein eigentümergeführtes Hotelsoftware-Unternehmen mit jahrzehntelanger Erfahrung und Innovationsgeist. Gegründet wurde das Unternehmen 1989 in Kaltern (Südtirol/Italien) und ist seit vielen Jahren mit der Softwarelösung Asa Hotel Marktführer am Heimatmarkt. Heute setzen zahlreiche Beherbergungsbetriebe in Deutschland, Österreich, Italien und der Schweiz auf die modulare und flexibel anpassbare Hotel-management-Software von Asa für einen reibungslosen und effizienten Hotelalltag.
